Guía de configuración de calendario y disponibilidad en GoHighLevel

Configurar correctamente el calendario en GoHighLevel es uno de los pasos más importantes antes de empezar a recibir citas o automatizar flujos de trabajo relacionados con reuniones. Esta guía recorre el proceso de forma ordenada, desde la creación del calendario hasta los ajustes de disponibilidad, y señala los errores más frecuentes para que puedas evitarlos.

1. Acceder a la sección de calendarios

Para comenzar, accede a tu subcuenta (no a la cuenta de agencia) desde el panel principal. En el menú lateral izquierdo, busca el apartado Calendarios y haz clic sobre él. Si no lo ves, comprueba que tu plan incluye esta funcionalidad, ya que la disponibilidad de ciertos tipos de calendario puede variar según el nivel de suscripción contratado.

Dentro de esta sección encontrarás dos áreas principales:

• Vista de calendarios: muestra todos los calendarios creados en la subcuenta.
• Configuración de grupos: permite agrupar calendarios para lógicas de asignación más complejas.

2. Crear un nuevo calendario

Haz clic en el botón + Crear calendario. GoHighLevel te presentará distintos tipos de calendario. Los más habituales son:

1. Calendario de reservas individuales (Round Robin): distribuye las citas entre varios miembros del equipo según disponibilidad.
2. Calendario de reservas con un solo miembro: ideal cuando solo hay una persona que atiende las citas.
3. Calendario de clases o eventos: para sesiones grupales con aforo limitado.

Elige el tipo que corresponda a tu caso de uso. Para la mayoría de negocios que están empezando, el calendario de un solo miembro es el punto de partida más sencillo.

A continuación, rellena los campos básicos:

1. Escribe un nombre interno para identificar el calendario dentro de la plataforma.
2. Añade un nombre visible que verán los contactos al hacer la reserva.
3. Selecciona el miembro del equipo asignado (o los miembros, si usas Round Robin).
4. Define la duración de cada cita en minutos.
5. Establece el intervalo de franjas horarias, es decir, cada cuántos minutos se mostrará una nueva franja disponible al usuario.

Una vez completados estos campos, haz clic en Siguiente o Guardar según indique la interfaz en ese momento.

3. Configurar la disponibilidad horaria

Esta es la parte más crítica. En la pestaña Disponibilidad (o Availability si tu interfaz está en inglés), encontrarás:

Horario general semanal

Puedes activar o desactivar cada día de la semana y definir franjas horarias de atención. Por ejemplo:

1. Activa Lunes y establece el rango de 09:00 a 18:00.
2. Repite el proceso para cada día laborable.
3. Deja desactivados los días en los que no quieres recibir citas.

Asegúrate de que la zona horaria del calendario coincida con la zona horaria de tu negocio. Este campo suele estar visible en la parte superior de esta sección. Un error aquí puede provocar que las citas se agenden con una o varias horas de diferencia.

Fechas bloqueadas y excepciones

GoHighLevel permite añadir fechas específicas en las que el calendario no estará disponible (festivos, vacaciones, etc.). Busca la opción Añadir fecha bloqueada o equivalente y selecciona las fechas que necesites. También puedes crear excepciones de horario para días concretos con un rango diferente al habitual.

Tiempo de preparación y margen entre citas

En el mismo apartado de disponibilidad o en la pestaña Configuración avanzada, encontrarás opciones para:

• Tiempo de preparación (Buffer time): minutos que se bloquean automáticamente antes o después de cada cita.
• Antelación mínima para reservar: cuántas horas o días de antelación necesita el contacto para poder hacer una reserva.
• Ventana de reserva máxima: hasta cuántos días en el futuro puede agendar alguien.

Estos parámetros evitan situaciones como recibir una cita para dentro de 5 minutos sin margen de preparación.

4. Integrar con Google Calendar o Outlook

Si ya has conectado una cuenta de Google o Microsoft en Configuración > Integraciones, puedes vincular el calendario de GoHighLevel con tu agenda personal para que las citas agendadas aparezcan allí y se respete tu disponibilidad real.

1. En la configuración del calendario, localiza la sección Sincronización de calendario externo.
2. Selecciona la cuenta conectada.
3. Elige si quieres que los eventos del calendario externo bloqueen disponibilidad en GoHighLevel (solo check de conflictos) o si también deseas escribir eventos en él.

Si no has conectado ninguna integración de calendario externo, este paso es opcional, pero muy recomendable para evitar solapamientos.

5. Errores comunes y resolución de problemas

A continuación se recogen los problemas más frecuentes que los usuarios encuentran al configurar calendarios en GoHighLevel:

El widget de reserva no muestra franjas disponibles

• Comprueba que el día de la semana está activado en la configuración de disponibilidad.
• Verifica que la zona horaria del calendario y la del contacto son coherentes.
• Revisa si hay un calendario externo conectado que esté bloqueando toda la disponibilidad por eventos marcados como ocupado.

Las citas aparecen con hora incorrecta

• Causa más habitual: zona horaria configurada de forma errónea en el calendario o en el perfil del miembro del equipo.
• Solución: revisa ambos campos y asegúrate de que coinciden con la zona horaria real del negocio.

El enlace de reserva no funciona o da error 404

• Es posible que el calendario no esté publicado o que el dominio personalizado no esté correctamente apuntado.
• Comprueba en la configuración del calendario que el estado es Activo.

No llegan las notificaciones de confirmación

• Revisa las automatizaciones o flujos de trabajo (workflows) vinculados al calendario. GoHighLevel no envía notificaciones automáticas por defecto en todos los casos; en muchos escenarios es necesario configurar un workflow que se active con el disparador Appointment Status.

El calendario Round Robin no distribuye citas de forma equitativa

• Asegúrate de que todos los miembros del equipo tienen disponibilidad configurada individualmente, no solo a nivel de calendario.

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Si necesitas casos de uso más complejos, como calendarios con pagos integrados o lógicas de enrutamiento condicional, ten en cuenta que algunas de estas opciones pueden requerir un plan superior o configuraciones adicionales que conviene validar directamente con la documentación oficial de la plataforma antes de asumir que están disponibles en tu suscripción actual.