Cómo crear y organizar subcuentas de clientes en GoHighLevel

Las subcuentas en GoHighLevel son la unidad fundamental con la que trabajan las agencias: cada cliente o proyecto tiene su propio espacio aislado, con sus contactos, embudos, automatizaciones y configuraciones independientes. Entender cómo crearlas y organizarlas correctamente desde el principio evita problemas de gestión a medida que la cartera de clientes crece.

Este guía asume que ya tienes acceso a una cuenta de agencia en GoHighLevel (nivel Agency). Si solo tienes acceso a una cuenta de ubicación individual, algunas opciones descritas aquí no estarán disponibles.

Qué es una subcuenta y cuándo tiene sentido usarla

En la jerarquía de GoHighLevel, la Agency Account es el nivel superior desde el que se administran todas las cuentas hijo. Cada subcuenta (también llamada sub-account o location en la interfaz) representa un entorno independiente: tiene su propio CRM, su propia configuración de canales de comunicación, sus propios usuarios y sus propios reportes.

Tiene sentido crear una subcuenta separada cuando:

• Trabajas con un cliente diferente que necesita datos y accesos aislados.
• Gestionas varias marcas o proyectos que no deben compartir contactos ni automatizaciones.
• Quieres ofrecer acceso limitado a un equipo o colaborador sin que vea el resto de cuentas.

No tiene sentido usar subcuentas si simplemente necesitas segmentar contactos dentro de un mismo cliente; para eso existen las etiquetas y las listas dentro de una misma cuenta.

Cómo crear una nueva subcuenta paso a paso

1. Accede a tu cuenta de agencia y, en el menú lateral, haz clic en Accounts (o Sub-Accounts, según la versión de la interfaz).
2. Pulsa el botón + New Account o Create Sub-Account en la esquina superior derecha.
3. Rellena los datos básicos del formulario:

• Business Name: nombre del cliente o proyecto.
• Email: dirección de contacto principal (puede ser la del cliente).
• Phone: número con prefijo internacional.
• Address, City, State, Country y Postal Code: necesarios para algunas funciones de mensajería y cumplimiento legal.

1. Selecciona la zona horaria correcta para el cliente. Este campo afecta a los envíos programados y a los reportes, así que revísalo con cuidado.
2. Si tu plan lo permite, elige una snapshot (plantilla de configuración) para precargar embudos, automatizaciones o configuraciones predefinidas. Si no tienes ninguna preparada, selecciona Blank Account.
3. Haz clic en Save o Create Account.

Una vez creada, la subcuenta aparece en tu listado de cuentas. Puedes acceder a ella haciendo clic en su nombre o usando el selector de cuentas en la parte superior de la interfaz.

Cómo organizar y gestionar varias subcuentas

Cuando la cartera crece, el listado de subcuentas puede volverse difícil de manejar. GoHighLevel ofrece algunas herramientas básicas de organización:

Uso de etiquetas y filtros

Desde el panel Accounts, puedes aplicar tags (etiquetas) a cada subcuenta para clasificarlas por tipo de cliente, sector, estado del proyecto o cualquier criterio que uses internamente. Usa el campo de búsqueda y los filtros disponibles para localizar cuentas rápidamente sin tener que desplazarte por toda la lista.

Asignación de usuarios a subcuentas específicas

Puedes crear usuarios en tu agencia y asignarlos únicamente a las subcuentas en las que deben trabajar:

1. Ve a Settings en el nivel de agencia y luego a Team.
2. Crea o edita el usuario y, en el apartado de permisos, especifica a qué subcuentas tiene acceso.
3. El usuario solo verá las cuentas asignadas cuando inicie sesión, lo que simplifica su experiencia y protege la información de otros clientes.

Acceso directo y cambio entre cuentas

El selector de cuentas (icono o menú desplegable en la parte superior del panel) permite cambiar entre subcuentas sin cerrar sesión. Si gestionas muchas cuentas, memoriza el uso de la búsqueda dentro de ese selector para moverse rápidamente.

Snapshots para estandarizar la configuración inicial

Si repites la misma estructura de embudos, automatizaciones o pipelines para varios clientes del mismo sector, considera crear una snapshot con esa configuración base. Las snapshots se aplican al crear nuevas subcuentas y ahorran tiempo significativo en la configuración inicial. La disponibilidad y el número de snapshots que puedes guardar puede variar según el plan contratado.

Configuración básica recomendada tras crear una subcuenta

Con la subcuenta creada, hay ajustes que conviene realizar antes de que el cliente empiece a usarla:

• Conectar los canales de comunicación: correo electrónico (configuración SMTP o el servicio integrado de LC Email), número de teléfono para SMS y llamadas (disponible a través de Twilio o LC Phone, según el plan), y redes sociales si procede.
• Configurar el dominio personalizado para páginas de aterrizaje y embudos, desde Settings > Domains.
• Añadir el logo y los colores de marca del cliente en Settings > Business Profile para que las comunicaciones tengan identidad propia.
• Crear el pipeline de ventas inicial en el módulo Opportunities según el proceso comercial del cliente.
• Invitar al cliente o a su equipo como usuarios de la subcuenta con el rol adecuado (normalmente rol de usuario, no de administrador de agencia).

Errores comunes y resolución de problemas

La subcuenta no aparece en el listado tras crearla Recarga la página. En ocasiones el listado tarda unos segundos en actualizarse. Si el problema persiste, verifica que el proceso de creación se completó sin mensajes de error en el formulario.

El usuario no ve la subcuenta asignada al iniciar sesión Revisa que el usuario tiene confirmado su correo de invitación y que en Settings > Team la subcuenta figura en su lista de accesos. Un error frecuente es guardar el usuario sin marcar las cuentas correspondientes.

Las automatizaciones de la snapshot no funcionan correctamente Las snapshots copian la estructura, pero los recursos externos (como integraciones con terceros, credenciales de API o números de teléfono) no se transfieren. Revisa cada automatización importada y reconecta los servicios necesarios.

La zona horaria del cliente muestra datos incorrectos en los reportes Si detectas desfases en los horarios de envío o en los logs de actividad, verifica la zona horaria en Settings > Business Info dentro de la subcuenta. Un ajuste incorrecto en este campo es la causa más habitual.

Se alcanzó el límite de subcuentas del plan GoHighLevel limita el número de subcuentas según el tipo de plan contratado. Si recibes un error al intentar crear una nueva cuenta, consulta los detalles de tu suscripción. En ese caso, tendrás que valorar si actualizar el plan o consolidar proyectos dentro de cuentas existentes.

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Organizar bien las subcuentas desde el principio es una inversión de tiempo que se recupera rápidamente. Una estructura clara facilita la delegación a colaboradores, simplifica las auditorías de campañas y reduce los errores provocados por mezclar datos de clientes distintos.